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Verarbeitungsverzeichnis gemäß §30 DSGVO

Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für „Natürliche Personen“ an der Emil-Possehl-Schule - Lübeck

 

Stand: 14. Mai 2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen im Sinne des Artikels 12. DSGVO einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutzgesetzgebung. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Wahrnehmung unserer schulischen Aufgaben und der vorhandenen Rechtsvorschriften.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden

Verantwortliche Stelle ist:

Emil-Possehl-Schule

Schulleitung

Georg-Kerschensteiner-Str. 27

23554 Lübeck

Telefon: (0451) 122-86900

Fax: (0451) 122-86990

E-Mail-Adresse: Emil-Possehl-Schule.luebeck(at)schule.landsh.de

 

Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter

Thomas Bak

Emil-Possehl-Schule

Georg-Kerschensteiner-Str. 27

23554 Lübeck

Telefon: (0451) 122-86900

E-Mail-Adresse:  thomas.bak(at)epshl.de

 

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer schulischen Aufgabenwahrnehmung von unseren Schülern, Eltern, Betrieben und Mitarbeitern erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Stellen (Behörden etc.) zulässigerweise erhalten haben (z. B. zur Erfüllung von Vorschriften oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung). Relevante personenbezogene Daten zur Erfüllung der schulischen Aufgaben sind nach §30 Schulgesetz (SchulG) und Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an öffentlichen Schulen (Schul-Datenschutzverordnung - SchulDSVO) geregelt.

Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern, die von öffentlichen Schulen gemäß § 30 Absatz 1

SchulG verarbeitet werden dürfen:

1. Individualdaten der Schülerinnen und Schüler

1.1. Name, ggf. Geburtsname, Vorname

1.2. Lichtbild (bei Vorliegen einer wirksamen Einwilligung)

1.3. Adressdaten

1.4. Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

1.5. Geschlecht

1.6. Familienstand

1.7. Geburtsdatum, Geburtsort und -land

1.8. Staatsangehörigkeit(en)

1.9. Herkunfts- und Verkehrssprache

1.10. Jahr des Zuzugs nach Deutschland

1.11. Konfession

1.12. Krankenversicherung

1.13. Aussiedlereigenschaft

2. Daten der Eltern (gemäß § 2 Absatz 5 Satz 1 SchulG) und der Mitwirkungsberechtigten (gemäß § 2 Absatz 5 Satz 2 SchulG)

2.1. Name, Vorname

2.2. Adressdaten

2.3. Erreichbarkeit privat: Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

2.4. Erreichbarkeit am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

2.5. Einverständniserklärung gemäß § 2 Absatz 5 Satz 2 SchulG

2.6. Mitgliedschaft in Elternbeiräten

3. Schullaufbahndaten

3.1. Datum der ersten Einschulung

3.2. Eintrittsdatum

3.3. Vorbildung bei Aufnahme (bisher erreichte Schul-/Ausbildungsabschlüsse)

3.4. Bisher besuchte Schulen (Zeiträume, Schulname, Schulnummer, Anschriften mit Schulform bzw. –

art, soweit nicht Schleswig-Holstein)

3.5. Klassenbezeichnung, Jahrgangsstufe, Halbjahr

3.6.Klassenlehrerin, Klassenlehrer, Tutorin, Tutor

3.7. Entlassungsdatum (Aushändigungsvermerk des Zeugnisses) und Art des erreichten Abschlusses/der bestandenen Prüfung

3.8. Überweisungsdatum, Name, Anschrift der aufnehmenden Schule

3.9. Beurlaubung vom Unterricht, insbesondere Beurlaubung vom Sportunterricht (Umfang,

Zeitraum), Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht, Wiederanmeldung sowie Teilnahme am Religionsunterricht eines anderen Bekenntnisses

3.10. Fächer, Wahlpflichtfächer, Fremdsprachenfolge (einschließlich erreichter Abschlüsse),

Fachleistungskurse, Kurswechsel (einschließlich erteilter Unterrichtsstunden)

3.11. Teilnahme an zusätzlichen freiwilligen Unterrichtsveranstaltungen und Umfang in Unterrichtsstunden

3.12. Teilnahme an schulischen Veranstaltungen außerhalb des lehrplanmäßigen Unterrichts

3.13. Besuch eines DaZ-Zentrums (Deutsch als Zweitsprache)

3.14. Teilnahme an Fördermaßnahmen (einschließlich Art und Umfang)

3.15. Praktika (Zeitraum, Ausbildungsstätte mit Anschrift)

3.16. BAFöG-Schulbescheinigung (Datum und Kennzeichen)

3.17. Vermerk über Funktion in Schülervertretung oder sonstige schulbezogene Funktionen (z.

B. Schülerlotse)

 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie den Landesgesetzen und Verordnungen zur Wahrnehmung unseres schulischen Bildungsauftrages (Schulgesetz, Schul-Datenschutzverordnung).

a.     Zur Erfüllung der Verwaltungsaufgaben
b.     Zur Erstellung der Schulstatistik
c.     Zur Erfüllung der pädagogischen Aufgaben
d.     Zur Erfüllung weiterer Rechtsvorschriften

Hierbei gelten der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit nach §3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenminimierung nach Artikel 5 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) (d.h. nur die Daten, die für die Aufgabenerfüllung benötigt werden, sind auch zu erheben). Für die Erhebung weitere Daten bedarf es einer Rechtsvorschrift.

 

4. Wer bekommt meine Daten

Innerhalb der Emil-Possehl-Schule erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer pädagogischen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese das Dienstgeheimnis und unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Dies sind im wesentlichen Unternehmen oder Behörden aus den im Folgenden aufgeführten Kategorien.

Auftragsdatenverarbeitung (geregelt in Artikel 4 DSGVO) durch Auftragsverarbeiter, die die Voraussetzungen des Artikel 28 DSGVO erfüllen.

Im Bereich der Schulverwaltung geschieht dieses derzeit teilweise über die Untis GmbH, AT-2000 Stockerau, Belvederegasse 11. Ansonsten dürfen die Daten grundsätzlich nur mit Datenverarbeitungsgeräten der Hansestadt Lübeck als Schulträger verarbeitet werden. Ausnahmen hiervon regelt das für Bildung zuständige Ministerium durch Verordnung.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Dritte außerhalb der Schule ist zunächst zu beachten, dass wir als Schule zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen (u.a. §37 Beamtenstatusgesetz). Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben, wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind (zum Beispiel gegenüber dem BAföG-Amt aufgrund §47 BAföG-Gesetz sowie §60 Sozialgesetzbuch 1 oder zu Abrechnungszwecken z.B. Handwerkskammer gemäß §125 Schulgesetz) und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Geheimhaltung sowie die Einhaltung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung/des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Schulen, vorgesetzte Dienststellen, Polizei, BAFÖG-Amt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (z.B. Anmeldung für eine Klassenfahrt etc.).

 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

Dennoch können wir als Schule nicht eine absolute Sicherheit garantieren, inwieweit die Nutzung von Email und Cloudnutzungen wir z.B. Office 365, den Zugriff auf Ihre Daten durch Drittstaaten ermöglicht.

Deshalb ist es nicht gestattet dienstliche Korrespondenz mit persönlichen Angaben auf nicht von der Emil-Possehl-Schule freigegebenen Korrespondenzwegen zu betreiben.

 

Werden Dienstleister im Drittstaat, z.B. Softwareanbieter eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer Pflichten erforderlich ist. Gemäß § 7 DSVO Schule – Speicherung und Löschung der Dateien und Akten gelten für die Speicherung schulischer Dateien und Akten folgende Fristen:

1. Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 40 Jahre

2. Schülerhauptbuch 55 Jahre

3. Zeugnislisten und -durchschriften (soweit nicht von Nummer 1 erfasst) 10 Jahre

4. Akten über Schülerprüfungen (einschließlich der Prüfungsniederschriften und der Arbeiten in der schriftlichen Prüfung) 10 Jahre

5. Klassenbücher 3 Jahre

6. Klassenarbeiten 2 Jahre

7. Schülerakten (einschließlich Lern- und Förderplänen, Schulübergangsempfehlung und sonderpädagogischen

Gutachten) 2 Jahre

8. Alle übrigen Akten 5 Jahre

 

Die Speicherungsfristen beginnen in den Fällen der Nummern 1, 3 und 6 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten und Dateien erstellt und im Übrigen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten geschlossen worden sind. (Quelle: Praxishandbuch Schuldatenschutz, 2. überarbeitete Auflage mit neuer Datenschutzverordnung-Schule 2009)

 

7. Welche Datenschutzrechte habe ich

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG), in diesem Fall das

ULD-Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

Holstenstraße 98

24103 Kiel

Telefon: 0431 988-1200

Fax: 0431 988-1223

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Homepage: www.datenschutzzentrum.de.

 

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Daten-schutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 

8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer schulischen Aufgabenwahrnehmung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der schulischen Aufgaben und die Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Insbesondere sind wir verpflichtet, Sie vor Erfassung Ihrer Daten beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und uns ggf. weitere Legitimationsunterlagen vorlegen zu lassen.

 

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Die Emil-Possehl-Schule nutzt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO und somit weder Profiling (Vorhersagen mit Auswertung persönlicher Daten zu treffen) noch Scoring (Zuverlässigkeits- und Persönlichkeitsprofile aufgrund geschätzter Daten zu erstellen).

 

Dipl.-Hdl. OStR. Thomas Bak

Datenschutzbeauftragter der Emil-Possehl-Schule

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